Hoe je als facilitator het verschil maakt: drie momenten

“Ik dacht dat ik wist wat faciliteren was…” Die uitspraak kreeg ik van een deelnemer na afloop van het vak Facilitation Skills, dat ik aan de opleiding Idea & Innovation Management verzorg. En hij is niet de enige. Veel studenten, vaak toekomstige innovatiemanagers en procesbegeleiders van innovatietrajecten, starten met het idee dat faciliteren vooral gaat over een leuke werkvorm kiezen, de stappen in het draaiboek volgen en zorgen dat je binnen de tijd blijft.

 

Maar tijdens mijn lessen ontdekken ze dat faciliteren veel meer omvat. Het is niet alleen een kwestie van structuur en technieken. Het is een manier van aanwezig zijn - waarin je een ruimte creëert waar mensen samen kunnen denken, zoeken, botsen en bouwen. Innovatie vraag immers meer dan post-its plakken en brainstormen. Vernieuwing ontstaat wanneer mensen in gesprek durven gaan over wat er echt toe doet. Daar waar verschil en spanning niet worden weggewerkt, maar net als hefboom dienen.

 

Je maakt als facilitator op drie momenten verschil: in de voorbereiding, in het moment zelf, en in hoe jij aanwezig bent als 'mens'.

 

 

Vooraf: begin en ontwerp met het einde in zicht

Een krachtige sessie begint al lang voor de deelnemers binnenkomen in de ruimte. Als facilitator maak je al verschil vanaf het eerste gesprek met je opdrachtgever: door te vertragen, te verdiepen en de juiste vragen te stellen. Niet: “Welke activiteiten of werkvorm gaan we doen?”, maar: “Wat willen we eigenlijk mogelijk maken?”

 

Van een Kessels & Smit-collega leerde ik dit als 'ontwerpen met het einde in zicht'. Niet jouw draaiboek, maar de impact die je wilt realiseren staat centraal. Wat moet er veranderd zijn - en voor wie? Een goede voorbereiding start dus met het verhelderen van dat eindbeeld. Zo kun je een sessie ontwerpen die richting geeft, en ruimte laat voor wat onderweg ontstaat.

 

✨ Tip: Gebruik de 2x2-vragen

Die ene alomvattende vraag die helpt om het eindbeeld scherp te krijgen, heb ik nog niet gevonden. Wel heb ik deze vier vragen steeds in mijn rugzak als ik een gesprek heb met een mogelijke opdrachtgever.

 

1. Wat maakt dit belangrijk? – Waarom doen we dit nu? Wat staat er op het spel?
2. Wat willen we als resultaat zien? – Wat moet er anders zijn na deze sessie? Wat hoop je dat mensen meenemen of anders gaan doen?
   
   
3. Wat is nodig om dat mogelijk te maken? – Denk aan veiligheid, randvoorwaarden, tijd....
4. Wat is de eerste stap? – Wat verwacht je van mij? Wat spreek jij af met het team?

 

Deze vragen brengen een gesprek naar een diepere laag. Ze verschuiven de focus van inhoud naar intentie, van ‘wat gaan we doen?’ naar ‘waar willen we echt iets in beweging brengen?’

 

 

In het moment: durf te vertragen en wees écht aanwezig

Een sessie faciliteren is meer dan de deelnemers begeleiden richting een vooraf bepaald resultaat. Het vraagt in het moment zelf ook blijven voelen wat er 'echt' speelt. Wat er tussen de regels gezegd wordt. Wat zich onder de oppervlakte aftekent. En dan: het aandurven om niet door te gaan, maar even stil te staan.

 

✨ Tip: Stel een open vraag die ruimte geeft in plaats van richting

Soms voel je dat een groep afdwaalt, of dat iets onuitgesproken blijft. In plaats van 'door te pakken', kun je net dan vertragen door iets te benoemen en een open vraag te stellen. Op zo'n moment stel ik me op als onwetende. Niet omdat ik niets weet, maar omdat ik wil horen wat zij weten. Ik stel dan bijna naïeve vragen, die de druk verlagen en de ruimte openen.

• "Wat gebeurt hier eigenlijk op dit moment?"
• “Wat zou iemand van buitenaf hierover denken?
• "Mag ik iets heel doms vragen... hoe voelt dit voor jullie?

 

Het zijn vragen die geen pasklaar antwoord nodig hebben, maar uitnodigen tot reflectie. Soms brengt zo’n vraag stilte. En net daarin ontstaat iets nieuws.

 

 

Hoe jij verschijnt: laat je eigen menselijkheid zien

Misschien wel het meest onderschatte - en mijn favoriete - aspect van faciliteren: ikzelf. Hoe ik 'als mens aanwezig’ ben, bepaalt voor een groot stuk wat er in een groep mogelijk wordt. Niet als neutrale gespreksleider, maar als mens die de groep uitnodigt tot vertrouwen, openheid en creativiteit.

 

✨ Tip: Laat je eigenheid zien - in de setting, sfeer of een persoonlijke touch

De fysieke ruimte van een workshop doet ertoe. Maar ook hoe jij de ruimte vormgeeft, zegt iets over je uitnodiging aan de groep. Zorg voor warmte en creativiteit. Voeg iets van jezelf toe: een object, een beeld, een ritueel - zodat mensen voelen dat dit geen gewone vergadering is.

 

In mijn bijeenkomsten zorg ik bijvoorbeeld altijd dat er in het midden van de kring iets ligt dat warmte of huiselijkheid brengt — een bos bloemen, beeldkaarten of zelfs een schaaltje gebakjes. Op die manier ondersteunt de ruimte het proces. En de zorg die ik daarin leg, creëert veiligheid en straalt mee af op de groep.

 

 

Tot slot: faciliteren is innovatie mogelijk maken

In een wereld die steeds sneller verandert, zijn goede facilitators onmisbaar. Niet omdat we de antwoorden hebben, maar omdat we ruimte creëren voor de 'juiste' gesprekken. Omdat we het gesprek 'makkelijker' maken — niet door het over te nemen, maar door het collectieve proces lichter te maken.

 

Dat vraagt niet alleen om skills, maar ook om nieuwsgierigheid, moed en aanwezigheid als mens. Dus de volgende keer dat je een meeting, workshop of overleg begeleidt:

• Begin met het einde in zicht.
• Wees nieuwsgierig naar wat er écht speelt.
• En durf het persoonlijk te maken. Want methodes en werkvormen ondersteunen, maar jij maakt het verschil.

 

 

Wil je zelf ook groeien in jouw rol als facilitator en begeleider van verandering? Samen met Sofie Hendrikx verzorgt Kris bij HRD Academy het leertraject Authentiek begeleiden van effectieve verandering.