Neue OrganisationsformenBehörden

Eine Organisationsdesign ist so viel mehr als ein Organisationsdiagramm

Eine neue Struktur zum Leben erwecken

Eine regionale Aufsichtsbehörde im Bereich Umwelt und Sicherheit sah sich aufgrund einer top-down Reorganisation mit einer erheblichen Haushaltskürzung konfrontiert. Der gesamte Prozess führte dazu, dass Aufgabenverteilung, Arbeitsprozesse und Steuerung unklar wurden. Darüber hinaus hatten die Menschen das Gefühl, dass sie verändert wurden - sie selbst fühlten wenig Einfluss. Was nicht gut aufgenommen wurde.

 

Der Behördenleiter suchte nach einem Durchbruch. Sein Ziel war, eine klare und unterstützende Organisationsstruktur zu schaffen, in der jeder weiß, welche Rolle und Verantwortung er hat.  Außerdem ging es ihm darum, Führung und Zusammenarbeit zu stärken.

 

Vorgehensweise

Eine Organisationsstruktur ist viel mehr als ein Organisationsdiagramm. Es handelt sich dabei um ein kohärentes System von Vereinbarungen über Dinge wie Aufgabenverteilung, Managementverantwortung, gegenseitige Beziehungen, Aufteilung von Macht und Kommunikationslinien. Zusammen genommen gibt dieses Set eine Antwort auf die Frage: "Wie wollen wir zusammenarbeiten, damit wir unser größeres Ziel erreichen können?“ Wenn diese Vereinbarungen aber für die Menschen nicht klar sind, anders erlebt werden oder sich nicht logisch anfühlen, funktioniert die Struktur nicht. 


 

Unser erster Schritt war, zunächst nach den der Struktur zugrunde liegenden Leitsätzen zu suchen. In unseren Gesprächen mit Betriebsrat, Mitarbeitern und Führungskräften stellte sich heraus, dass es diese zwar gab, sie aber nicht eindeutig waren. Jeder hatte unterschiedliche Interpretationen und Wahrnehmungen. Außerdem hörten wir v.a. Geschichten darüber, was in der Vergangenheit nicht geklappt hat und was schief gelaufen ist, sowie Sätze wie: "Der Behördenleiter weiß doch eh, wie er es haben will, warum also überhaupt dieser Prozess?" und "Wir bringen die Dinge nie zuende".

 

Wir haben die Ergebnisse dieser Gespräche mit der Gruppe der Führungskräfte diskutiert mit dem Ziel, damit eine Basis für gemeinsam Entscheidungen über die Organisationsstruktur zu haben. Dafür arbeiteten wir eine Reihe von Fragen bzw. Spannungsfeldern heraus, wie z.B.:

  • Man spricht viel davon, die Grundlagen in Ordnung zu bringen - bedeutet das, dass Sie sich in erster Linie auf die Effizienz oder auf Qualität und Kundenzufriedenheit konzentrieren möchten?
  • Welches Qualitätsniveau möchten Sie liefern: Bronze, Silber oder Gold?
  • Koordinatoren sind seit der Reorganisation nun offiziell Funktionsleiter, bieten in der Praxis aber vor allem Personalmanagement an. Das scheint Reibung zu verursachen: Wie wollen Sie damit in Zukunft umgehen?

 

Nach diesem Gespräch bestätigten die Führungskräfte das Organisationsdesign und fällten neue Entscheidungen. Vor allem entstand aber ein zusammenhängendes Narrativ, aus dem wir einen Bericht machten, der den Mitarbeitern präsentiert wurde.

 

Wirkung

Der Prozess lieferte ein klares Bild einer Organisationsstruktur, die vom Managementteam unterstützt wurde. Aber es geschah noch mehr. Weil intensiv über das „Warum“ der Organisation und ihrer Struktur diskutiert wurde, erkannten die Manager, dass sie die gleichen Ziele hatten, wodurch Verbindungen untereinander entstanden. Darüber hinaus feierte die Gruppe mit der gemeinsamen Entwicklung einer neuen Struktur den ersten gemeinsamen Erfolg. Und so wandelten sich die Geschichten, in denen es unmöglich war, etwas zu verändern, in Geschichten, in denen Veränderung gelang.